契約資料などの書類は、
スマホのカメラで撮ってから捨てています。
専用のスキャナーは使っていません。
写真を撮るだけです。
その結果、紙の置き場所が
引き出し1段ぶん減りました。
必要な書類を探す時間も減っています。
「書類をデータにするなら、まずスキャナーを
買わないと」と思っていませんか？
スキャナーがなくても、
スマホのカメラで始められます。
この記事でわかること
- 書類をスマホで撮るようになったきっかけ
- 月1回くらい、スマホで撮って保存する私のやり方
- 撮って捨てる紙と、残す紙の分け方
- 撮るようになって変わったこと
書類をスマホで撮るようになったきっかけは？
いちばんのきっかけは、
必要なときに書類を探すのが大変だったことです。
撮るようになる前は、
書類を引き出しや箱にまとめて入れていました。
種類ごとに分けず、
届いたものを入れていたんです。
紙を探していたのは、こんな場面でした。
- 契約のプランや料金を確かめたいとき
- 手続きで、お客さま番号などが必要なとき
- 解約や乗り換えを考えたとき
紙がたまって場所をとっていたのも、
理由の1つです。
撮る道具はスマホのカメラだけ｜月1回くらいまとめて撮る
書類をデータで保存すると聞くと、
スキャナーや専用のアプリが必要そうですよね。
撮るのに使っているのは、
スマホのカメラだけです。
やり方をまとめると、こうなります。
| 項目 | 私のやり方 |
|---|---|
| 撮る道具 | スマホのカメラ |
| 撮るタイミング | 月に1回くらい、たまったらまとめて |
| 保存先 | パソコンのフォルダ（Googleドライブと同期） |
| フォルダの分け方 | 書類の種類ごと |
| ファイル名 | 日付＋中身 |
| 撮ったあとの紙 | シュレッダーにかけて捨てる（残す紙は次の見出しで） |
保存先はGoogleドライブと同期したフォルダ
撮影した写真は、Appleの「写真」アプリを
使って、パソコンのフォルダに保存しています。
このフォルダはGoogleドライブと同期しています。
パソコンのフォルダに入れると、
自動でGoogleドライブにも保存される仕組みです。
フォルダは種類ごと、ファイル名は日付＋中身
フォルダは、書類の種類ごとに分けています。
ファイル名を、日付と中身が
わかる形に変えています。
紙を捨てる書類と残す書類は？
撮っているのは、光熱費・証券会社・車関係・
カードなどの契約資料、昔の給与明細、領収書・
レシートです。
撮ったあとの紙は、
全部を捨てているわけではありません。
書類によって、扱いを分けています。
| 書類 | 紙の扱い |
|---|---|
| 光熱費・証券会社・車関係・カードなどの契約資料 | 撮ったら、シュレッダーにかけて捨てる |
| 昔の給与明細 | 撮ったら、シュレッダーにかけて捨てる |
| 領収書・レシート | 撮ったうえで、法律で決まった保存期間のあいだは紙も残す |
| 家の契約書など、原本が必要な書類 | 紙で残す |
契約資料と給与明細は、撮ったら捨てる
住所や番号が入った紙は、
シュレッダーにかけてから捨てています。
シュレッダーはこちらでも紹介しています。
紙を残すのは、領収書・レシートと原本が必要な書類
領収書・レシートは、
撮ったうえで紙も残しています。
残すのは、法律で決まった保存期間のあいだです。
家の契約書のように、
原本が必要な書類も紙で残しています。
撮った紙を捨てるのは不安じゃない？
契約資料や昔の給与明細を撮ったら、紙は捨てる。
最初は、少し不安でした。
あとで紙が必要にならないか、気になったんです。
続けているうちに、紙が必要になる場面はなく、
不安もなくなりました。
やってみて困ったことも、特にありません。
スマホで撮るようになって変わった3つのこと
撮るようになって、次のことが変わりました。
- 探す時間が減った
- 紙の置き場所が、引き出し1段ぶん減った
- 外出先でも確かめられる
1. 探す時間が減った
いちばんのきっかけだった「書類を探すのが大変」という状況は、こう変わりました。
以前は、引き出しや箱の中から探していました。
いまは、フォルダを開けばすぐ見つかります。
2. 紙の置き場所が、引き出し1段ぶん減った
紙の置き場所は、引き出し1段ぶん減りました。
ファイルや引き出しに空きができました。
3. 外出先でも確かめられる
外出先でも、スマホから契約内容などを確かめられるようになりました。
届く紙そのものを減らすには？
開封前の自分宛ての不要なDMは、
受け取りを断れます。
まとめ
- 契約資料などの書類は、スマホのカメラで撮ってから捨てている
- 月に1回くらいまとめて撮り、種類ごとのフォルダに日付＋中身のファイル名で入れている
- 撮った契約資料と昔の給与明細は、シュレッダーにかけて捨てる
- 紙で残すのは、領収書・レシート（法律で決まった保存期間のあいだ）と、家の契約書など原本が必要な書類
- 探す時間が減り、紙の置き場所も引き出し1段ぶん減った（外出先でも確かめられる）
専用のスキャナーがなくても、紙は減らせました。
まずは、引き出しにある契約資料を
1枚、スマホで撮ってみてください。